Verzeichnungsgrundsätze und Bestandsübersicht
Die Neuordnung des Nachlasses erfolgte auf der Grundlage archivwissenschaftlicher Erwägungen in Anlehnung an die Nachlassverzeichnungskonventionen des Archivs der sozialen Demokratie der Friedrich-Ebert-Stiftung in 6 Abteilungen A – F. Die Erschließungstiefe bemaß sich nach der historischen Bedeutung der Bestandsgruppen. Die Bestandsgruppen C, D und E, sowie die autobiografisch bedeutsamen Teile der Bestandsgruppe A wurden sehr detailliert erschlossen. In der Regel wurden die einzelnen Dokumente fast jeder Mappe einzeln aufgelistet, ausgenommen historisch unbedeutende Einzelblätter, stichpunktartige Notizen u.ä. Diese außergewönliche Erschließungstiefe wurde auch im Hinblick auf die derzeit in Arbeit befindliche Biografie Karl Richters für sinnvoll erachtet. Der persönliche Briefwechsel (Bestandsgruppe B) wurde nach Personen in alphabetischer Ordnung erfasst. Die zeitgeschichtlichen Sammlungen der Bestandsgruppe F (vorwiegend Zeitungsausschnitte) wurden eher summarisch verzeichnet. Jene Archivalien dieser Gruppe, die einen direkten unmittelbaren persönlichen Bezug zu Karl Richter aufweisen, wurden hingegen detailliert erfasst.
Um den Nutzerinnen und Nutzern, die nicht die elektronische Datenbank des Nachlasses benutzen, sondern sich mit dem ausgedruckten Findbuch begnügen, einen schnellen Zugriff auf die Akten zu ermöglichen, wurden umfangreiche detaillierte Orts-, Personen- und Sach-/Körperschaftsregister erstellt.
Die Archivalien wurden von allen Eisenteilen gesäubert und sämtliche Klarsichthüllen, Plastikmappen u.a. wurden entfernt. Gedrucktes Schriftgut wurde, soweit es nicht unmittelbar dem Zusammenhang der Archivalien, denen es beigefügt war, zuzurechnen war, aus dem Nachlass entfernt und an die Bibliothek des Karl-Richter-Vereins übergeben.
Echte Kassationen wurden nicht durchgeführt. Es wurden lediglich in geringstem Umfang Mehrfachkopien von Schriftstücken entfernt.
Durch die Aussortierung der Druckwerke und die Umbettung der Materialien in säurefreie, pH-neutrale (pH-Wert 7,5-9) und basisch gepufferte (Calciumcarbonat >4), oxidationsbeständige (Kappa 4,0<8,0) Jurismappen (alterungsbeständig nach DIN ISO 9706), die in ebensolche metallfreie Archivboxen gelegt wurden, reduzierte sich der Umfang des Nachlasses um etwa 0,5 lfm. Um den den Nachlass möglichst platzsparend archivieren zu können, wurden Archivboxen mit Frontklappe und Schuber gewählt, die vollständig gefüllt werden können. Eine Entnahme der Archivmappen ist somit ohne Umschichtung der Archivboxen möglich. Die Archivboxen wurden neben der selbstverständlichen Signaturaufschrift zusätzlich mit einer fortlaufenden Nummer versehen, um eine korrekte Aufstellung des Bestandes auch bei Umsetzungen oder Umzügen einfach zu gewährleisten und um jederzeit einen Überblick über die Vollständigkeit zu erhalten.